経理のテレワークの実態とテレワークの進め方

昨今働き方改革の影響もあり、テレワークやリモートワークと呼ばれる在宅勤務の動きが日本でも広まってきました。テレワークはシステムエンジニアや営業職など、パソコンがあればどこでも仕事ができる職種や以前から会社にいないことが多かった職種からの適応となっている企業が多いようです。

そんな背景もあり、「経理のテレワークって実際どうしているの?」と思っている方、多いのではないでしょうか。

経理といえば、領収書に請求書、見積書に納品書と紙の証憑を取り扱う機会が多い職種。「テレワークにするのは難しいのではないか・・・」そう考える方がいるのも無理はありません。今回は紙を扱うことの多い経理業務にポイントを絞って、テレワークの実態をみていきます。

経理のテレワークのポイント

実際に経理でテレワークを行うには、いかに紙の証憑を減らせるのかがポイントとなってきます。数多くある経理関係書類。出来るだけ紙をなくしたいと思っていても、法律上捨てることのできないものが多くあります。そのため書類自体をなくすことはできず、多くの企業では媒体を紙から電子へと代えることで対応しています。

しかし、今まで紙だった書類を電子に切り替えるとなると、問題は山積み。電子にするためのフローを整えたり、システムを入れ替えたりする必要があるからです。費用も時間もかかってしまいます。

しかし、この対応は一度に全部行う必要はないのです。出来るところから徐々に電子に切り替えていくことで週1回や月1回など段階的なテレワークを行い、徐々に出社回数を減らせるよう動いていきましょう。

請求書関連

経理でテレワークと聞いて、一番気になっている方が多いポイントはここではないでしょうか。請求書の発行や受領です。

まずは請求書の発行からです。こちらは電子データで請求書を作成し、PDFにした状態で相手にメール送付を行っています。社印には電子押印を活用。

紙での発行を希望される会社には、追って原紙を送付しています。そのため、出社したタイミングで押印を行っています。相手には先にPDFを送付しているため、多少出社まで日が空いてしまっても入金には影響がありません。

しかし、PDFでの処理を一切受け付けていない会社もまだ残っているでしょう。このご時世なので少ないとは思いますが、取引先に対応してもらえるのかどうかは事前に確認が必要となります。

次に、請求書の受領です。最近はPDFでの送付をお願いすれば、対応してくれる企業がほとんどになっています。

もちろん紙のみでの送付となる企業もあります。その場合は、出社をしたタイミングで確認をするようにしています。会社でPDFにしてしまえば、支払処理自体は後日オンラインで行うことができます。

発行・受領とも、PDFでの対応に切り替えたことで紙を利用する機会はぐっと減りました。そのため、自分自身が出社しなくても、誰かが月に数回紙処理をすれば問題なく業務を行うことができています。

支払業務

続いては支払業務です。これにはインターネットバンキングを利用します。入力者が銀行のサイトで支払い情報を入力後、承認者へ連絡。承認者もインターネット上で承認することができ、テレワークでも問題なく支払い業務を行うことができるようになっています。

大企業での従業員への支払いなど、振込先が多い場合も大丈夫。大量のデータのやり取りを可能にしてくれるサービスが提供されています。サービス内容や手数料は銀行によって異なっていますので、導入前にしっかり検討するようにしましょう。

また、導入までには手続きに数週間要します。突然テレワークとなって慌てることがないよう、事前に準備を進めておくようにしましょう。

経費精算

出張旅費や交際費など、従業員が立て替えた費用を精算する必要が出てきます。こちらもワークフローや経費精算システムを導入すると、オンラインで処理を進めることができます。

レシートや領収書といった証憑は、スキャナ保存制度に適応している場合は電子データで、そうでない場合は紙での処理をおすすめします。

スキャナ保存制度に適応している場合は、証憑の画像データを元に処理が進められます。従業員の申請から上司の承認、経理への連携までのフローをオンラインで出来るよう構築しておくことで、その後の処理も紙を介さず進めることができます。筆者の会社では振込にはネットバンキングを利用しています。

一方、スキャナ保存制度に適応していない場合は紙の証憑を保存する必要があります。そのため、どこかで紙の証憑を経理の手元に集める必要がありますが、精算までの処理はスキャナで取ったPDFを確認すれば問題なく進めることができます。そのため、紙の実物の確認回数は月に1,2度など最小回数に抑えることができます。証憑を後日まとめて確認できるようなフローを事前に整えましょう。

もし高頻度での経費精算が想定されるときは、コーポレートカードの使用を検討するのもひとつの手段です。会社の口座から引き落としがされるクレジットカードを利用することで、従業員本人の金銭的負担の軽減及び経理担当者の精算の手間を減らすことができます。

コーポレートカードを利用する場合、引き落とし日は月に1回のため、証憑の確認もそれに間に合うよう進めていけば問題ありません。つまり、この件に関して言えば最低月に1回まで経理での紙の利用回数を減らすことができるのです。

小口現金・収入印紙

小口現金や収入印紙といった現金等価物をお持ちの会社も多いのではないでしょうか。紙ではありませんが、これらがあるせいで出社せざるを得ないという経理の方もいらっしゃいますよね。

まず小口現金ですが、こちらは思い切って小口現金自体をなくす、または利用に大幅な制限をかけることで利用回数を減らせます。最近はほとんどの人がクレジットカードを持っているため、高額の支払いの場合もすぐに支払いが難しいという人は少ないはず。小口現金からの持ち出しではなく、経費精算として立て替えがされるようフローを作り変えましょう。

続いては収入印紙です。こちらも利用者が購入をし経費精算とすることで経理で保管しておく必要はなくなります。

また、収入印紙をなくすには、使用頻度自体を減らすこともひとつの手段として有効です。一般的な会社では、収入印紙は契約書への添付で使われることが多くあります。そのため、契約書の締結自体を電子契約に切り替えると収入印紙を添付する必要がなくなり、収入印紙の利用頻度減少に一役買ってくれます。

その他経理業務

最後にその他の経理業務についてみていきましょう。予算作成や予実分析、各種報告書の作成など、経理業務はまだまだ盛りだくさんです。

しかし、これらの業務はここまでみてきた経理業務に比べ、紙の利用頻度がぐっと下がります。これらの業務において問題となってくるのは、むしろ紙ではなくシステムではないでしょうか。

会計ソフトや予実管理システムなど、経理業務にはシステムやソフトを介して行うものが多くあります。その中には専用のPCのみでしか利用できなかったり、社内ネットワーク上でしか動かせなかったりするものも。

これらをテレワークで利用できるようにするためには、システム部を始めとした関連部署との連携が必要不可欠です。そのためテレワークの推進は、一部門だけでなく全社を巻き込んだ施策とし、社内整備を進めていく必要があります。

まとめ

経理業務のテレワーク化は不可能ではありません。ボトルネックとなる紙資料の電子化の手筈が整えば、すぐにでも始めることができます。

しかし、紙資料の電子化は一気にやろうとすると時間もお金もかかってしまいます。そのため、出来るところから徐々に電子化を進めていくことが現実的であると言えます。そうすることでテレワークにできる日を一日、二日と増やしていき、テレワークを定着させていきましょう。

Digital Workstyle College 編集部
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