これだけは押さえておきたい「契約書締結の注意点」
本稿では、契約書の締結における一般的な注意事項についてお伝えします。契約書締結における注意点はそれこそ多種多様であり、ここでお伝えするのはあくまで一般的なものとなりますので、予めご了承ください。
１ 契約書の意義・役割
そもそも、「契約書」とは何か？を理解していなければ、契約書締結の注意点の理解も浅いものに止まってしまいます。
契約書には主に以下の４つの意義・役割があります。
①どのような商品、サービスの提供に対してどのような対価を支払うのかを中心に、契約の当事者が合意した内容の要素を相互に確認するもの
②契約自由の原則の範囲内で、法律上のルールを当事者にあわせて修正するもの
③契約当事者間で紛争が生じた際の解決の基準
④訴訟となった場合に裁判所に提出する重要な証拠
紙面の関係上、詳細な説明は省きますが、契約書を締結する際には、これらの点を意識することがとても重要となります。
２ 契約書の締結にあたり注意しておきたいこと
契約書のひな型がないか？との質問を受けることが多くあります。契約書のひな型が有益なのは、典型的な取引において、定めておくべき条項に漏れがないかを効率的に確認できるという点にあります。
しかしながら、同じ類型の契約であっても当事者のパワーバランス、当該取引の目的など契約締結に関わる事情は大なり小なり異なるものであり、適切な条項というのも異なってきます。契約書を締結する際には、契約書の意義・役割に注意しながら、有益な条項を検討していくことが最も重要となります。
とはいえ、上記の点を意識しすぎて、事業の発展に支障が生じるのでは、本末転倒となってしまいます。全ての取引についてしっかりとした契約書を締結しようとし、時間に追われてしまう場面も見受けられます。保証契約等の一部の契約を除き、口頭の約束で契約は成立することになり、必ずしも契約書の作成が必要なわけではありません。ただし、上記１に記載したとおり、その契約の内容を証明する必要がある場合等には、契約書の作成は必須となってきます。
常に頭に留めておいていただきたいのは、バランス感覚です。例えば、万が一紛争になったとしても、金額が低いなどリスクの低い契約であれば、契約書の締結に時間やコストをかけるの得策ではありません。簡単な物の売買であれば、発注書、請求書レベルの書類のやりとりでも構わないことが多いでしょう。他方で、重要な事業の取引や、紛争となった場合のリスクが大きい取引などについては、相応の時間とコストをかけて契約書を締結すべきです。
３ 契約書作成のポイント
⑴ 契約書の構成
契約書の記載内容は、取引類型によって異なりますが、一般的には、以下のように構成されます。
① タイトル
② 印紙
③ 前文及び当事者の表示
④ 目的
⑤ 権利および義務の内容
⑥ 条件・期限・契約期間
⑦ 解除
⑧ 損害賠償
⑨ 費用負担
⑩ 規定外事項
⑪ 合意管轄（必要に応じ準拠法）
⑫ 後文
⑬ 契約書作成日
⑭ 当事者の署名押印、記名押印、電子署名
ほかにも、取引に応じて、危険負担、表明保証、契約不適合責任、免責事項、反社会的勢力の排除、秘密保持、契約終了後の残存条項、一定の事項に関する通知義務、権利義務の譲渡等の禁止などの条項を定めるか、定めるとしてどのような条項にするのかを検討することが考えられます。
⑵ 契約書のチェックポイント
① タイトル
売買契約書、賃貸借契約書、請負契約書というように、契約の内容を分かりやすく表現したタイトルをつけると、当事者にも第三者にもどのような契約を締結しているのかが伝わりやすくなり、契約書の管理にも有益です。
重要なのは、契約書記載の各条項ですから、「合意書」、「覚書」というタイトルでも問題はありません。
② 印紙
締結する契約書が印紙税法上の課税文書である場合には、契約書の原本の数に応じて、印紙を貼付し、消印をする必要があります。
③ 前文及び当事者の表示
どの当事者がどういう契約を締結するのかを明記しておくと、タイトルとあわせて、契約の内容が把握しやくすなります。
④ 目的
契約書作成や契約そのものの目的を具体的に記載しておくと、当事者の契約締結に至る認識のズレを少なくし、紛争の発生防止や、紛争発生時の解決の糸口、他の条項で不明確な記載などがあった場合の解釈の基準となる場合があり有益です。
⑤ 権利および義務の内容
契約の当事者がそれぞれ、どのような権利を有し、どのような義務を負うのかを定めることになります。不動産の売買であれば、目的となる不動産を詳細に特定できるようにしておく必要がありますし、デザインや、システム開発等にかかる業務の場合には仕様の詳細や、打ち合わせのプロセス等を定め、当事者の認識にズレがないようにしておくことが重要となります。
⑥ 条件・期限・契約期間
契約に条件を付ける場合は、何が条件なのか、条件が成就した場合にどのような効果が発生するのかを明確にしておく必要があります。
期限を定める場合は、期限を過ぎてしまった場合の取扱いや期限の利益の喪失について定めることになります。
契約期間を定める場合は、契約更新の有無、更新の方法、期間内の解約の可否などについて検討する必要があります。
⑦ 解除
あらかじめ契約が解除できる事由を明確にしておくと、紛争防止に有益となります。
⑧ 損害賠償
どのような場合に損害賠償をしなければならないか、損害賠償の範囲、違約金の有無等を明確にしておくと、当該契約のリスク管理に役立ちます。
⑨ 費用負担
契約を締結する際の印紙代等の費用や、契約を履行する際に発生する実費等の費用の取扱いについて定めておくと、思わぬ負担を避けることができます。
⑩ 規定外事項
契約書に定めのない事項や、契約書の記載の解釈に疑義が生じた場合の取り扱いを定めておくと、当該契約のリスク把握に有益となります。当事者で協議して解決するという条項にしておくことが多いでしょう。
⑪ 合意管轄（必要に応じ準拠法）
紛争が発生した場合どこの裁判所で訴訟等を行うのかを予め合意しておくと、特に契約の当事者が遠方の場合などに有益となります。国際取引の場合にはどの国の法律を適用するのかを合わせて定めることになりますが、相手がどの国の企業なのかによって、気を付けるべき点が異なりますので、単純に日本法としておけば安心ではないという点に注意してください。
⑫ 後文
契約書を原本や写しを何通作成したか、誰が所持するのかを記載します。
⑬ 契約書作成日
契約書が作成された日を記載します。双方の署名押印等が揃った日とするのが基本です。例えばですが、双方の署名押印が揃った日が５月２０日であるにもかかわらず、契約書作成日には５月１日と記載されていたりするものを良く拝見します。ところが、これでは、事実の証明に役立つ契約書の機能を阻害することになります。契約書の有効期間の関係で、実際の契約書の作成日と異なる日付としていることが多いのですが、別途契約期間の条項に契約締結日に関わらず〇年〇月〇日～と契約の始期日について明記しておけば問題ありません。
⑭ 当事者の署名押印、記名押印、電子署名
法人の場合は、契約締結の権限がある人が署名押印等をしている必要があります。
４ おわりに
本稿はあくまで一般的な注意事項等を述べたものに過ぎませんが、すでに締結済みの契約書でも、お伝えした観点から見直してみると新たな発見があるはずです。本稿をきっかけに、より良い契約書の締結に繋がれば幸いです。
