事業継続の観点からも注目「デジタルワークプレイス」とは

デジタルワークプレイスとは、デジタル技術を活用し、従業員の働き方改革やビジネスプロセスの見直しなどを通じて、業務効率を向上させて、組織目標を達成するという概念であり、企業戦略です。

クラウドサービス、モバイル、人工知能の活用は、デジタルワークプレイスでは必要不可欠です。これらを活用することにより、ビジネスコラボレーションや業務遂行にあたっての地理的・物理的制約を取り払うことができます。

デジタルワークプレイスを導入する目的としては、コラボレーションの加速、従業員のエンゲージメント向上、生産性向上などが挙げられます。

これらの目的に加えて、自然災害や昨今の新型コロナウイルスの影響の中であっても事業継続の観点から「デジタルワークプレイス」の重要性が増しています。

デジタルワークプレイスの例と効果

デジタルワークプレイスの取り組み例として以下があります。

・ペーパーレス化の推進
・クラウドストレージによるファイル共有
・Web会議の活用
・RPAなどによる自動化
・業務可視化ツールの導入
・複数のシステムをシームレスに繋ぐシングルサインオン(SSO)機能。
・チャットなどのデジタルチームコラボレーションツールの導入

紙からデジタルへの移行することにより、作業の自動化や業務の省力化ができます。さらに、ペーパーレス化やクラウド化により場所の制約がなくなり従業員は柔軟な働き方ができます。例えば、契約手続きを電子化することで、法務担当者は自宅にいながら契約書にアクセスでき、契約書チェックをすることができ、押印のために出社する必要もありません。

また、ビジネスプロセスがデジタル化されることで、業務データが収集されビジネスインテリジェンスの取り組みにも寄与できるでしょう。

何よりも、効果的なデジタルワークプレイスは優秀な人材を引きつけ、個人の生産性を高めて、従業員の定着率を高めることが期待できます。

デジタルワークプレイス導入時の注意点

業務効率化や柔軟な働き方の実現により従業員定着を高める効果の期待ができるデジタルワークプレイスの導入。しかしながら注意しておきたい点があります。

・業務の進捗がわかりづらい

別々の場所で働いていると、コミュニケーションがチャットやビデオ会議となるので、同じ場所で働いている時に比べると業務の進捗がわかりづらいです。そのため、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールの活用による可視化や、積極的な雑談などでフォローしていく必要があります。

・従業員のケアのタイミング

対面でいる時間が少ないため、一緒に働くメンバーの変化の予兆を把握することが難しいです。そのため定期的な1on1ミーティングや意図的な雑談などのコミュニケーション量を増やす工夫やサーベイツールなどによって見えない変化に気づく取り組みなど検討をしても良いでしょう。

・業種や企業によってはセキュリティがネックに

デジタルワークプレイスを導入するとクラウドサービス使うことが多くなります。しかしながら、企業のセキュリティポリシーや業種などによってはこれらサービスの利用が認められていない場合もあります。ゼロトラストネットワークを前提に組み立て直すことなどの検討うも求められるでしょう

デジタルワークプレイスの導入方法

デジタルワークプレイス導入する方法について説明します。

最初のステップは、従業員と組織全体の中でテクノロジーで解決できるニーズを特定することです。テクノロジーの活用はデジタルワークプレイスの取り組みの中心的な要素ですが、ビジネスプロセスをどうデジタル化していくのかニーズを踏まえて事前に計画する必要があります。

ニーズを特定して、デジタルワークプレイス導入の目的と目標が決まったら、テクノロジーやツールの選定です。

ここでは従業なのは従業員が直感的に利用できるツールやテクノロジーであるかどうかです。例えば、導入するツールはソーシャルメディアのような身近なアプリケーションが持つ機能やインターフェースを参考にした方が良いでしょう。

最後に、デジタルワークプレイスを導入するにあたって、最新事例を参考にしつつ新たに登場するスマートテクノロジーを意識し、適切なタイミングでそれらを実装していく必要があります。

参考:What is digital workplace_ – Definition from WhatIs.com
https://searchcontentmanagement.techtarget.com/definition/digital-workplace

Digital Workstyle College 編集部
この記事を書いた人