電子帳簿保存法とe-文書法の違いは?対象文書や税務署の承認についても解説

 1990年代からはコンピュータ会計が一般的となり、中小企業においてもコンピュータ(電子計算機)で帳簿を作成するようになりました。最近ではより進んで、クラウド会計サービスを使って帳簿を作成するだけでなく、書類の保存方法や税申告の手続きを電子化することで、内部統制の強化や業務効率化を図る企業も増えてきました。

 こうした動きに合わせるかのように、1998(平成10)年に電子帳簿保存法という法律が創設されました。国税関係書類のスキャナ保存の承認を受けている場合、税務調査官が承認済の国税関係書類のデータ検索を行うことで、紙の書類のみを保存している場合に比べて、経理担当者などが税務調査に対応する際の業務量は大幅に削減されます。

今回は、電子帳簿保存法について解説していきたいと思います。

電子帳簿保存法とは

「電子帳簿保存法」とは、国税関係(所得税、法人税など)の帳簿・書類に関して、「紙」を原本として保存するのではなく、「電子データ」を原本として保存・運用する場合の要件について定めた法律です。

国税に関する帳簿・書類の原本は、「7年間」保存しなければならない、というルールはご存知の方も多いのではないかと思います。
しかし、会社規模が大きくなればなるほど、その関連書類は膨大な量になり、保管スペースの確保や、保管に関する手間・コストもかかります。

加えて、昨今のIT化・ペーパーレス化の流れにより、日々の会計や帳票処理などはパソコンで行うことが主流になってきました。

そこで、ビジネスの現場における負担軽減・生産性向上のため、帳簿・書類を「電子データ」で運用・保管しても良くなるようにと、法律が段階的に変わってきたのです。最初に成立したのは、平成10年(1998年)のことでした。

国税関係書類とは

法人税法や会社法で「備付けまたは保存すること」と定義されている「国税関係書類」(電子帳簿保存法第2条第2号)には、大まかにいうと以下の帳簿書類が該当します。

  • 法人税や消費税法で備付け、保存が義務付けられているもの
  • 酒税法第46条(記帳義務)において定められているもの
  • 源泉徴収対象の従業員、利子や配当金の支払対象者のマイナンバーが記載されたもの

これだけでは、少し分かりづらいかもしれません。具体的にどういったものを指すのでしょうか。もう少し詳しく見ていきましょう。

国税関係書類には「帳簿」と「書類」の2種類に分けられます。

「帳簿」とは、会計決算書をはじめとした決算書類を作成するときに必要となる書類です。例えば仕訳伝票や総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳などが該当します。

一方の「書類」は、会社の営業活動を記した書類を指します。注文書(発注書)や納品書、請求書、棚卸表や貸借対照表、損益計算書といったいわゆる決算書なども書類に分類されます。

これらの帳簿書類をコンピュータ(電子計算機)で作成した場合、原則としてコンピュータ(電子計算機)から紙に印刷して保存しておかなければなりません。

年々、ルールは少しずつアップデートされている

平成17年(2005年)の法改正では、特に重要な文書である決算関係書類や帳簿、一部の契約書・領収書を除き、原則的に全ての書類を対象に「スキャナ保存」も認める、とされました。これは、所轄税務署長の承認を受け、「可視性を確保できる」などの要件の下で認められるものです。

また、平成27年(2015年)および平成28年(2016年)の改正時には、スマートフォンで撮影した画像の保存も認められるなど、さらに要件が緩和されました。

そして、令和2年(2020年)にも一部改正。これにより、電子データで請求書や領収書をやり取りした際の書面出力による保存が不要になり、電子データを「原本」として取り扱って良いことになりました。さらに、相手方から領収書や請求書などを電子データで受け取った後に、自社側で「タイムスタンプ」を付与することなども不要になりました。

e-文書法との違いは?

一方、民間企業におけるビジネス文書の電子保管に関する法律で「e-文書法(電子文書法)」というものもあります。

「電子帳簿保存法」と「e-文書法(電子文書法)」は、その法令名を並べて見た際に「一見、よく似たもののように見えるけど、どう違うの?」と思ってしまいますが、これらは「似て非なるもの」です。

そもそも所管の府庁から異なり、法律の適用範囲(対象となる文書)も異なっています。

e-文書法(電子文書法)

・所管=内閣府

・民間の会社運営に関わるさまざまな法律を横断するルール。

 会社法、商法、証券取引法などで、保管が義務づけられている文書や帳簿、請求書、領収書などに関わるものを「電子化」して良い、という法律。その対象となる文書は多岐に渡る。

・e-文書法に則り、上記のような文書を「電子化」運用する際に、法的な承認は不要である。

電子帳簿保存法

・所管=国税庁
・国税(所得税、法人税など)に関する帳簿・書類に関わるもの
・電子帳簿保存法にのっとり、国税関連書類を「電子化」運用するうえでは、所轄税務署長へ届出をして、承認を受けることが必要である。

所轄税務署長への届出・承認が必要である点など、「電子帳簿保存法」のほうが「e-文書法」より厳しいとも言えます。

「国税関連の帳簿・書類」を電子保存したいなら、まずは「電子帳簿保存法」の詳細なルールを正しく理解しておきましょう。

参考:
e文書対応の要点 とは?|ミロク情報サービス
https://www.mjs.co.jp/feature/e-doc/

e-文書法とは? 電子帳簿保存法との違いや押さえておくべきポイント|日立ソリューションズ・クリエイト
https://www.hitachi-solutions-create.co.jp/column/management-strategy/electronic-document-law.html

電子帳簿保存法とe-文書法|電子帳簿保存.com
https://www.denshichoubohozon.com/special/e-bunshocolumn1.html

電子帳簿保存法を受けるための要件

電子帳簿保存法の適用を受けるためには、単に帳簿や書類を作成・保存するだけではなく、会社のある地域を管轄する税務署に必ず承認申請書を提出し、事前に税務署長の承認を得ることが必要です。

適用を受けるための要件

要件概要帳簿書類
記録事項の訂正・削除を行った場合の事実内容を確認できること
通常の業務処理期間を経過した後の入力履歴を確認できること
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること
システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること
保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できること
取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること○※
日付または金額の範囲指定により検索できること○※
2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

なお承認申請書には、申請に係る帳簿書類の保存場所、備付け、保存開始日、保存の要件を満たすための措置など所定の事項を記載する他、所定の書類を添付して、承認を受けようとする日の3か月前までに提出します。

電子帳簿保存法において認められている保存方法は、大きく分けて次の3つです。

(1)電磁的記録(電子データ)による保存

電磁的記録(電子データ)によって作成された国税関係書類を保存できる対象は、以下の通りです。

①帳簿書類の保存義務者(※)は、帳簿の全部または一部について、自己が最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成する場合であって、納税地等の所轄税務署長等の承認を受けたときは、記録の真実性及び可視性等の確保に必要となる所定の要件の下でその電子記録の備付け及び保存をもって、その帳簿の備付け及び保存に代えることができる。

②書類の全部または一部について自己が一貫してコンピュータを使用して作成する場合であって、税務署長等の承認を受けたときは、所定の要件の下で、その電子記録の保存をもって、その書類の保存に代えることができる。

※保存義務者:国税に関する各法律の規定または記帳義務により、国税関係書類の保存を義務付けされている者。

参考:国税庁ホームページ 電子帳簿保存法の概要

(2)スキャナ保存

国税関係書類のスキャナ保存にあたり、税法上で使用可能な装置は、文字や写真をデジタル変換できる機器です。具体的には、卓上一体の固定式、スマートフォンやデジタルカメラ、ハンドスキャナが該当します。

スキャナ保存の申請対象になる書類は、契約書や領収書など、取引にあたり特に重要とされる「重要書類」と、見積書などの書類「重要な書類以外の書類」(一般書類とも呼ばれる)とに分類され、それぞれに保存の要件を定めています。

(3)COMによる保存

「COM」とは、コンピュータを用いて電子記録を出力することにより作成するマイクロフィルムです。

税務上でCOMによる帳簿書類の保存ができる対象は以下の通りです。

①保存義務者は、帳簿の全部または一部について自己が最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用し作成する場合であって税務署長等の承認を受けたときは、所定の要件の下でその電子記録の備付け及びCOMの保存をもってその帳簿の備付け及び保存に代えることができる。

②保存義務者は、書類の全部または一部について自己が一貫してコンピュータを使用して作成する場合であって税務署長等の承認を受けたときは、所定の要件の下でそのCOMの保存をもってその書類の保存に代えることができる。

③帳簿書類の電子記録による保存等の承認を受けている保存義務者はさらに税務署長等の承認を受けたときは、所定の要件の下でそのCOMの保存をもってその電子記録の保存に代えることができる。

参考:国税庁ホームページ 電子帳簿保存法の概要
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm

国税関係書類の保存方法別

保存方法紙の保存電子データCOM保存
(一貫した電子処理)
スキャナ保存
(紙→スキャナ)
帳簿原則特例×
書類受領
するもの
原則- 特例
発行
するもの(控)
原則特例特例

○:所得税法、法人税法等で保存が義務付けられているもの
◎:電子帳簿保存法での保存が可能なもの
×:保存が認められないもの

電磁的記録の保存媒体・保存形式

電磁的記録(電子データ)の保存媒体には、CDやDVDといった光学ドライブや磁気テープ、ハードディスク(HDD)、ファイルサーバー、Webサーバーなどが挙げられます。この他、近年クラウドサービスと連携しているさまざまなアプリケーションから、電磁的記録(電子データ)のクラウドサーバーへの保存も徐々に広がり始めています。

ただし、いずれの媒体を使用するにしても、記録事項の変更、記憶媒体の紛失・消失を防ぐため、保存義務者は社内における文書管理責任者を定めるといった対策を行い、適切に管理・保管しなければなりません。

また電子帳簿保存法では、法で定められた保存期間において、税務署で承認済みの国税関係書類のデータを閲覧できるよう、サーバーを納税地に設置するなどの対策を取ること、電磁的記録(電子データ)作成時、訂正・削除履歴が残るシステムの使用などを定めています。

電子帳簿保存法の対象となる帳簿・書類

では、「電子帳簿保存法」における「国税関係の帳簿・書類」とは具体的に何を指すのか詳しく見ていきましょう。

国税関係「帳簿」とは

仕訳帳
現金出納帳
売掛金元帳
買掛金元帳
固定資産台帳
売上帳
仕入帳 など

国税関係「書類」とは

棚卸表
貸借対照表
損益計算書
注文書
契約書
領収書 など

電子取引の取引情報(取引に関して受領・または交付するもの)とは

注文書
契約書
送り状
見積書 など

これらは、「ただ税務署に届出をして承認を受け、パソコンや自社サーバーの中に保存しておけば良い」というものではなく、電子保存には次のような要件を正しく押さえることが必要です。

「真実性の確保」と「可視性の確保」

①「真実性の確保」について

・保存内容について訂正や削除をした場合、その履歴を確認できること
・入力を通常の期間(※法的には「2ヶ月」)より遅れて行った場合、その事実を確認できること
・保存している他の帳簿と、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと
・保存に関して、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備え付けを行うこと

②「可視性の確保」について

・保存しているデータをディスプレイや書面に、速やかに出力できるようにしておくこと

参考:
電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】|国税庁
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020002-072_6.pdf

電子帳簿保存法上の電子データの保存要件|国税庁
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/05.htm

電子帳簿保存法を受けるために必要な手続き

電子帳簿保存法を受けるための必要な手続きは以下の通りです。

誰が対象?

国税関係帳簿の全部、または一部について、電子保存をしたい人(または会社)

いつまでに?

電子保存を開始したい日の3ヶ月前までに

どこへ?どのように?

所轄の税務署へ、「申請書」1部(※注)を作成し、「添付書類」を添えて、持参または送付します。
(※注:次のいずれかに該当する場合は「申請書」が2部必要です。)

(1)国税局において課税標準の調査及び検査を行うこととされている法人の法人税及び消費税に係る帳簿

(2)国税局において課税標準の調査及び検査を行うこととされている製造場等の酒税、たばこ税、揮発油税、地方揮発油税、航空機燃料税、石油ガス税、石油石炭税、印紙税、電源開発促進税及び国際観光旅客税に係る帳簿

手数料は?

不要です。

必要な添付書類と、その部数は?

(1)作成などを行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類…1部

(2)作成などを行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し)…1部

(3)申請書の記載事項を補完するために必要となる書類、その他、参考となるべき書類…1部

申請書や記載例のダウンロードは「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請」をご確認ください。
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/annai/10.htm

令和2年10月1日 電子帳簿保存法改正について

令和2年10月1日の改正で、以下のような点が従来と変わりました。

・国税関係書類の保存に関して「電子データが原本」としてよい

・いま使っているシステム・パソコン上で、保存データを検索できなくてもよい(古いパソコンやサーバーにデータがある場合も想定されるため)

・クラウドシステム、電子マネー決済など、請求書・領収書などについて受け取り側でデータ改変できないサービスが増えたため、受け取り側で「タイムスタンプ」を付与することが不要になった

改正のポイントについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

参考:令和2年10月1日「電子帳簿保存法」改正!正しく知ってバックオフィスを効率化しよう
https://digitalworkstylecollege.jp/news/20201001-electronic-form-storage-method/

電子帳簿保存の効率化のため、ITツールを活用しよう

前述したように、適正な保存については「入力日を後から確認できる」「変更・削除履歴を後から確認できる」「速やかに画面出力できる」などいくつかの要件を満たすことが必要です。

社内で使用する財務・会計ソフト選定に関しては、予め法的要件を満たしていると認証を受けた、「JIIMA認証ソフト」を使用することをおすすめします。

使用するソフトウェアが「JIIMA認証ソフト」であれば、税務署への申請後がスムーズになるなどのメリットがあります。

「JIIMA認証ソフト」に関する詳細は、こちらの記事をご覧ください。
https://digitalworkstylecollege.jp/service/jiimasoft/

「電子帳簿保存法」は社会に合わせてアップデートされている

昨今のニュースにおいて「脱はんこ」「ペーパーレス化」など、ビジネス・行政の現場における「デジタル化」に急激に注目が集まっています。また、政府は新たな施策として「デジタル庁」の創設案も打ち出しているところです。

今まで、社内の財務・経理を運用していく中で「膨大な書類をペーパーレス化できたらいいのに」「紙の原本の長期保存が必須だなんて、煩わしい」と、もどかしく感じてきた人もいるのではないでしょうか。

しかし、法律はそういった社会の声を聞き、今回の記事でお伝えしたように、年を経るごとに、社会事情に合わせてアップデートされていっているのです。

特に経理・総務・法務担当者の方は、国税帳簿・書類に関する最新の法改正について正しくキャッチアップして、日々の業務のスリム化・効率化に繋げていきましょう。

Digital Workstyle College 編集部
この記事を書いた人