令和2年10月1日「電子帳簿保存法」改正!正しく知ってバックオフィスを効率化しよう

令和2年(2020年)10月1日に、「電子帳簿保存法」の法改正が行われました。 

電子データで請求書や領収書をやり取りした際の書面出力による保存が不要になり、電子データを「原本」として取り扱って良いことになりました。

また、相手方から領収書や請求書などを電子データで受け取った後に、自社側で「タイムスタンプ」を付与することなども不要になりました。

これはクラウドサービス、電子決済アプリの普及など、受け取り側で受領データを改変できないサービスも増えてきたためです。

会社のバックオフィス業務の効率化につながる、今回の「電子帳簿法改正」。

今回の記事では、主に総務・経理業務に携わるビジネスパーソンに向けて、その改正内容にポイントを絞り、噛み砕いてお伝えします。

1.令和2年10月1日 電子帳簿等保存法改正 その概要とは?

参考:令和2年度 税制改正
https://www.mof.go.jp/tax_policy/publication/brochure/zeisei20/nouzei.html#nouzei01

令和2年度の税制改正により、電子的に受け取った請求書・領収書などをデータのまま保存する場合の要件について、いくつか見直しが行われました。

電子データで請求書や領収書をやり取りした際に、書面出力による保存が不要になったのです。

つまり、電子データを「原本」として取り扱ってよいことになりました。

また、クラウドサービスや電子決済アプリなど、ユーザーが自由にデータを改変できないシステムなどを利用している場合には、受領後の「タイムスタンプ」の付与を不要とするなど、運用方法における選択肢が拡大されました。

バックオフィス業務をより効率化し、企業の生産性向上を図る観点から、「電子帳簿」の取り扱いをめぐる運用方法が従来よりもっと柔軟になるよう、見直しが行われたというわけです。

2.ここが変わった!電子帳簿等保存法の詳細を解説

(1)電子取引関係で新たに定められたこと

参考:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】|国税庁
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020002-072_5.pdf

①データを保存しておけば、書面保存は原則として必要なくなりました

たとえば、次に掲げるような方法で仕入や経費の精算を行っている会社において、データを保存しておけば出力した書面等の保存は必要なくなります。

(a)メールで請求書・領収書などのデータ(PDFファイルなど)を受け取っている
(b)Webサイト上から請求書・領収書などのデータ(PDFファイルなど)をダウンロードしている
(c)Webサイト上に表示される請求書・領収書などを画面印刷(スクリーンショット)で保存している
(d)電子請求書や電子領収書に対応したクラウドサービスを利用している
(e)クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマホアプリによる決済データなどを活用したクラウドサービスを利用している
(f)特定の取引に関して、EDIシステム(電子データ交換ソフト)を利用している
(g)ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用している
(h)請求書・領収書などのデータをDVDなどの記録媒体で受領している

上記はいずれも「電子取引」に該当します。

取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)に関するデータが保存されていれば、出力した書面等を保存する必要はなく、また、別途書面の請求書等を受け取る必要もありません。 

②データ保存の上での注意点

ただし、以下の点に留意が必要です。

(a)(b)(c)について:

一般的に受領者側でデータの訂正削除が可能だと考えられます。

そのため、受領したデータに「タイムスタンプ」の付与が行われていない場合には、受領者側で「タイムスタンプ」を付与することが必要です。

また、対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要です。

データが添付された電子メールについて、メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません。 

(d)(e)(f)について:

取引情報(日付、取引先、金額など)に関わるデータについて、「訂正削除の記録が残るシステム」または「訂正削除ができないシステム」を利用していれば、電子取引の保存に係る要件を満たします。

しかし、 例えば、クラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステム(例:Gsuiteなど)の場合には、(a)(b)(c)について上記で説明した点に留意する必要があります。

 (g)(h)について:

一般的に受領者側でのデータの訂正削除が可能と考えられます。 

そのため、受領したデータに「タイムスタンプ」の付与が行われていない場合には、受領者側で「タイムスタンプ」を付与することが必要です。

データの保存期間:

 (a)〜(h)どの場合にも、データは各税法に定められた保存期間が満了するまで保存する必要があります。 

また、取引慣行や社内のルール等により、データとは別に書面の請求書や領収書等を原本として受領している場合は、その原本(書面)を保存する必要もあります

消費税の仕入税額控除の適用: 

現行、消費税の仕入税額控除の適用に関しては、必要事項が記載された「帳簿」及び「請求書等」(書面)の保存が必要です。

しかし、取引金額が3万円未満の場合や、3万円以上でも「電子取引」のようにデータのみが提供されるなど、書面での請求書等の交付を受けなかったことにやむを得ない理由がある場合には、帳簿のみを保存することにより仕入税額控除の適用を受けることができます。

なお、令和5年10月以降は、帳簿のみの保存で仕入税額控除の適用を受けることができるのは、法令に規定された取引に限られることとなります。

したがって、「電子取引」を行った場合に仕入税額控除の適用を受けるためには、軽減税 率の対象品目である旨や税率ごとに合計した対価の額など適格請求書等として必要な事項 を満たすデータ(電子インボイス)の保存が必要となります。

参考:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】|国税庁
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020002-072_5.pdf

(2)パソコンで作成・保存する帳簿/スキャナ保存について変わったこと

①電子データの書面出力の際、画面印刷(いわゆるスクリーンショット)も認められるようになりました

「整然とした形式」および「明瞭な状態」で出力できれば、画面印刷(いわゆるスクリーンショット)であっても認められるよう、法改正されました。

ただし、ひとつの記録事項が複数枚の書面に分割して出力されるような出力形式は、一覧で確認することが困難なため、「整然とした形式」に該当しません。

②システム内に保存している電子データは、現在使用しているシステムにより「検索できなくても差し支えない」と変わりました

例えば、社内でシステム変更をしたり、日々の業務に使用するパソコンを新調することがあります。

デバイス変更前のデータについては、以前の(別の)システムやパソコンでなら検索できる、でも、いま毎日使っているシステムやパソコン上からは検索できない。

それでも、運用上問題はない、という意味合いです。

なお、こういった場合には、検索対象とする電子データが「税務署長の承認を受けて保存している電磁的記録そのものである」と確認できるようにしておく必要があります。

③データ入力は「最長2か月」を通常の業務サイクルとする、と変わりました

パソコンやシステムを使用した帳簿データ入出力の業務処理サイクルは最長2か月までの業務処理サイクルであれば、「通常の期間」と見なす、と法改正されました。

日次、週次及び月次の帳簿入出力期間について、外部委託やバッチ処理の場合など、業務処理サイクルとして多少長い期間を要するケースもある、と考慮されたためです。

参考:電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】|国税庁
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020002-072_6.pdf

参考:電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】|国税庁
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020002-072_7.pdf

3.バックオフィス業務の大幅な効率化につながる

今回の法改正により、電子データを原本として取り扱って良いことになり、わざわざ書面に出力して長期保存することは不要になりました。

これは、会社のバックオフィス業務の大幅な手間・人件費・時間コスト削減に寄与します。また、膨大な紙データを保存しておくスペースや手間・管理コストも不要になります。

社内業務効率化に大きく寄与できる法改正だと言えますので、正しい知識を身に着けていち早く総務・経理業務のスリム化に繋げていきましょう。

Digital Workstyle College 編集部
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