【2020年】電子契約システム5選を比較

2000年に電子署名法が成立し、一定の基準を満たす電子契約は、紙の契約書と同等の法的効力を持つようになりました。そこで登場したのが、紙の契約書にまつわる煩雑な処理を軽減し、印紙税などのコストを抑えてくれる電子契約システムです。

2020年のコロナ禍によるテレワークの普及などにより、電子契約システムは、今まさに求められているシステムといえるでしょう。

本記事では、電子契約システムの機能や、代表的なシステムを比較して紹介しております。システムを導入される際の検討資料としてぜひお役立てください。

電子契約システムとは

本来、契約というものは口約束であっても成立するものであり、契約書は必須ではありません。しかし、契約を締結したという証拠を残しておく方が、訴訟などのトラブルになった場合に安心です。

こうして、改ざんの危険性が低い「紙媒体の契約書+両者の印鑑の押印」という契約書の形態が生まれ、長年引き継がれてきました。

電子契約とは、紙ではなく、電子データのやりとりだけで契約を締結する方法のことを指します。そして、電子契約システムとは、電子契約を簡単におこなうことができるように開発されたシステムです。

(1)電子契約システムの仕組み

PDF形式などのデータファイルに押印・署名(電子署名やタイムスタンプを付与)することで、契約を締結できるようになっています。

印鑑の代わりに、電子サインや電子署名、改ざん防止のためのタイムスタンプなどを用いて契約への双方の合意を証明し、法的効力を持たせる仕組みです。

(2)紙媒体の契約書との違い

紙の契約書であれば、契約書を2部作成し、押印した後に郵送あるいは持参して契約書を先方に届け、先方の承認フローを経て押印、1部の返送、さらに文書の保管・・・・・・という煩雑な手間がかかります。

しかし、電子契約システムを利用することで、印刷や製本、押印の手間を省き、短時間で契約締結まで完了させることができるのです。

オンラインでの契約締結は、印紙税法基本通達第44条の「課税文書の作成」に該当しないため、契約書に添付する収入印紙が不要となる点や、ペーパレス、保管場所が不要になるなど、コスト削減の面からも注目されています。

(3)電子契約システムが推進される理由

これまでは、双方が同じ電子契約システムを所有していない場合は、契約締結ができなかったりなどの不便さもあったのですが、近年では、クラウドサービスが開発され、取引先が同じシステムを使用していなくても、契約締結ができるようになりました。

新型コロナウイルス感染症の影響で、ハンコのためだけの出社業務が話題となりましたが、電子契約システムを導入することで、契約書の作成・承認申請・先方へのデータ送付・データの保管といった一連の作業をリモートワークで完結することも可能になります。

コスト削減、業務効率化、リモートワークの推進といった、様々な面からも電子契約システムがいま求められているのです。

電子契約システムの基本的な機能

それでは、電子契約システムが有する基本的な機能を見ていきましょう。

ここで記載するのはあくまで「基本」のため、それぞれのシステムによって違いがある場合があります。

(1)電子署名

電子署名は、第三者機関(電子認証局・時刻認証局)を通じて発行された「電子証明書」とタイムスタンプを埋め込むことにより、その契約が確実に本人によってなされたということを証明する仕組みです。

重要な契約について、実印とともに印鑑証明書を添付するイメージです。電子証明書が印鑑証明書にあたります。

文書の本人証明や改ざん防止ができるのがメリットですが、証明書の発行には事前の登録が必要で、発行に数週間かかるため、迅速な手続きに不向きというデメリットがあります。印鑑証明書ならその日に発行できるので、むしろ手間がかかってしまうことも。

電子契約が進まなかったのは、この紙よりも煩雑かもしれない電子署名の手間が原因の一つでした。

2020年7月には、以下の通り政府による見解も示されたことにより、次に説明する「電子サイン」の方式が今後主流になってくるのではと考えられています。

政府は電子署名に関する見解を公表し、電子的な印鑑証明にあたる電子証明書のない電子署名も法的に有効だと認めた。すでに主にクラウド技術を活用した企業間の契約で一般的に使われている。電子署名法の解釈上認められているかが曖昧で、企業の間で利用拡大に向けて懸念があった。

日本経済新聞2020/07/21 電子版より (https://www.nikkei.com/article/DGXMZO61735030Q0A720C2PP8000/

(2)電子サイン

電子サインは電子契約において意思表示等をするためのプロセスを差します。

メールアドレス・パスワード、企業ID、ソーシャルID、SMSなどを用いた認証を行い、システムログなどによって本人確認を行うものです。

海外のサイン文化から導入されたもので、受信者が文書に電子サインすることで、電子文書やフォームに対する同意または承認の意思を示すことができます。

メール認証なども可能なため、電子証明書が必要な「電子署名」に比べると契約相手に負担のかからない方法ですが、法的な拘束力は弱いと言われていました。

しかし、前述の政府見解により、企業側と行政機関との契約についてもこの方式が進むのではないかとみられています。

(3)タイムスタンプ

タイムスタンプとは、電子署名・サインした日時や、送信日時など、電子文書に対して行われた操作の日時を記録することです。

タイムスタンプがあることで、最終更新・契約同意の日時がわかりますので、もし契約書が改ざんされた場合は、その内容を不問にすることができます。

基本的にはシステムによって自動的に付与されるものですが、タイムスタンプについても本来であれば、電子契約をデータ保存する場合、電子帳簿保存法により、原則として全ファイルへの「認定タイムスタンプ」の付与が必要(認定タイムスタンプの代わりに「訂正及び削除を制限する社内規程」を定めることでも可)と定められています。

しかし、システムのサービスやプランによってどのレベルまでタイムスタンプを施してくれるのかが異なる場合がありますので、しっかりと確認しましょう。

(4)テンプレート利用

契約書について、毎回ひな形を一から作成するのは非常に労力がかかります。

そこで、電子契約システムでは、契約書テンプレートを用意しており、必要に応じて利用できるように準備されているものがあります。

システムのテンプレートは弁護士の監修が入っていることがほとんどのため、法務知識に自信がなくてもテンプレートをそのまま利用することで簡単に契約書作成ができるのです。

また、自分が作った文書をテンプレートとして登録できる機能がある場合もあります。

テンプレート機能を利用する場合は、システムによって取り扱い可能な書類かどうか、対応可能な書類が自分たちの利用したいものかどうか、事前に確認しておきましょう。

(5)ワークフロー

契約書については、作成は一般社員→承認を管理職、場合によっては役員への稟議が必要になったり、書類の種類によっては承認するルートが異なったりすることも珍しくありません。

ワークフローは、社内の承認ルートを設定し、承認・決裁・稟議の起案から承認までをシステム上でおこなうことができる仕組みです。

(6)原本保管機能

紙の契約書の場合は、契約書原本をファイリングして施錠できるキャビネや金庫・倉庫などに保管します。電子契約システムの場合は、契約書データを電子契約システム上で保管します。

データで保管することで、契約書の内容を確認したいときなど、契約書名、当事者名、金額などの条件で契約書を検索できるようになりますので、保管と捜索にかかる手間を軽減できます。

(7)進捗管理機能

契約書を多く作成する企業や部署の場合は、それぞれのメンバーの業務進捗情報を管理することが必要になる場合もあります。

案件を管理し、進捗状況を確認するだけでなく、契約書更新などがある場合は、期限管理などをおこなうことができる機能です。

(6)各種セキュリティ機能

電子契約は、インターネット上で機密情報にあたる契約を取り扱うことから、サイバー攻撃のターゲットとなるリスクを抱えています。

本人確認のための、ID/パスワードによる認証、IPアドレスの確認などはもとより、暗号化、データバックアップ、データ管理のサーバーの保安管理など、大事な情報を守るためにも、システムにもどのようなセキュリティが搭載されているかを確認しましょう。

電子契約システム比較表

今回の記事では、以下の5つのサービスについて比較します。

1.クラウドサイン(弁護士ドットコム株式会社)
https://www.cloudsign.jp/

2.DocuSign(ドキュサイン・ジャパン株式会社)
https://www.docusign.jp/

3.GMO電子印鑑Agree(GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社)
https://www.gmo-agree.com/

4.BtoBプラットフォーム契約書(株式会社インフォマート )
https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp

5.NINJA SIGN(株式会社サイトビジット)
https://ninja-sign.com/

クラウドサインDocuSignGMO電子印鑑AgreeBtoBプラットフォーム契約書NINJA SIGN
電子署名対応
電子サイン対応
タイムスタンプ
スタンダードプラン以上の有償サービスで認定タイムスタンプを付与

認定タイムスタンプ未対応「訂正及び削除を制限する社内規程」で対応する必要あり

全てのプランで認定タイムスタンプ対応

全てのプランで認定タイムスタンプ対応

有料プランでのみ認定タイムスタンプ付与
テンプレート提供
利用頻度の高い契約書について公式テンプレートを用意
テンプレート登録
オリジナルテンプレート活用についてはスタンダードプラン以上

自分で作成して利用するか、アカウントで共有されたものを利用

利用頻度の高い契約書をテンプレートとして登録が可能

利用頻度の高い契約書をテンプレートとして登録が可能

テンプレート登録は有料プラン以上
ワークフロー
API連携でジョブカンワークフローなどの機能も利用可能

署名後にワークフローを設定可能

自社ワークフローの設定可能

事前に設定した承認ルートに基づき、申請・承認

登録した承認パターンを選択し、契約書ごとに承認ルートの設定
契約書保管
紙で締結した契約書もインポート可能

文書の保管年限を過ぎた場合の自動削除も対応

オプションの「スキャン文書管理」にて、他システムや紙で締結した契約書などをスキャンして保管・管理も可能

紙で締結した契約書などをスキャンして保管・管理も可能

紙で締結した契約書などをスキャンして保管・管理も可能
期限管理
・管理画面でステータス確認が可能。「管理者向けアラート機能」で更新日や終了日のお知らせ
・スタンダードプラン以上ではメンバーの送受信書類のステータス確認が可能
・API連携でタスク管理のあるシステムと連携することでよりきめ細かい管理が可能

・全ての文書には有効期限が設定
・DocuSign管理機能で進捗管理が可能

・リマインド通知機能で契約の有効期限をお知らせ
・LegalForceなどのAPI連携で、契約の締結から管理までをワンストップで可能

契約書の有効期限に対して、何日前からアラートを出すか、あらかじめ設定が可能(自社担当者
・作成者・管理者にメール送信)

・契約書ごとに契約終了日の入力ができ、確認することが可能
・更新期限のリマインドをメール通知
ファイル形式PDFPDFWord/PDFGoogleドキュメント/PDF
システム連携・BOX
・Kintone・Salesforce
・Slackなど
・Salesforce上のデータから文書作成可能などオプション機能料金は要問い合わせ
・API連携
・Salesforce連携
・kintone連携など
・API連携ありなし
導入事例・RIZAP
・メルカリ
・マネーフォワードなど多数
・PASONA
・オリンパス
・明和不動産など
・株式会社ティップネス
・株式会社ワンビシアーカイブズ
・株式会社SKペイバンクなど
・カシオ計算機株式会社
・玉野総合コンサルタント株式会社など
・株式会社オールアバウト株式会社
・エンサムパートナーズ株式会社など

※ここに示した機能はあくまで概要であり、それぞれのシステムのプランによって機能が異なる場合があります。

※価格やオプションの料金については、以下、それぞれのサービスにおける「プランと価格」をご確認・もしくは直接お問い合わせください。

クラウドサイン

画像:WEBサイトより (https://www.cloudsign.jp/

クラウドサインの主な機能や特徴

クラウドサインは、弁護士ドットコムが運営する電子契約システムです。

ポイントとしては、弁護士監修の提供テンプレートが豊富にあり、契約書作成に不慣れな方にとっても簡単に契約書が作成できること。

また、API連携ができるシステムが多いため、すでにあるシステムと組み合わせて使いたいという企業向けには使い勝手の良いシステムとなっています。

機能によっては有料プラン以上というものもありますが、無料のフリープランでインターフェースや使い勝手を確認することが可能です。

クラウドサインのプランと価格

無料トライアルフリープランあり。送信件数月5件まで
基本料金プラン・Standard:10,000円~/月 送信ごとに200円/件
・Standard plus:20,000円~/月 Standard+インポート機能
・Business:100,000円~/月 電話サポートや高度な管理機能
備考・ユーザー数はどのプランも無制限

参考:クラウドサイン公式サイト 料金・プランより (https://www.cloudsign.jp/#price

契約書送信件数が月5件以下の場合は、無料で利用できるフリープランがあります。

有料プランは1件送信ごとに200円の従量課金制度です。

また、ユーザー数がどのプランであってもプラス料金なしに無制限に追加できます。

契約書作成に関わるスタッフが多い場合に重宝しそうです。

クラウドサイン運営会社

運営会社弁護士ドットコム株式会社
設立2005年7月4日
住所〒106-0032 東京都港区六本木四丁目1番4号 黒崎ビル6階
従業員数240名

DocuSign

画像:DocuSignサイトより (https://www.docusign.jp/

DocuSignの主な機能や特徴

DocuSignは世界180か国以上で利用されている電子署名サービスです。そのため、機能や前提となる考え方なども海外仕様となっています。43言語の電子署名を利用可能であるのは、さすがのグローバル仕様です。

しかし、日本独自の「印鑑」という考え方がない世界で開発されていますので、日本企業同士で使うよりも、外資系企業や、外資系と取引の多い企業などにむいているシステムではないでしょうか。

認証タイムスタンプがなかったり、文書にまつわる独自の用語(作成した契約を「エンベロープ」と呼ぶなど)があったり、WEBサイトも英文を直訳したような内容であったり(重要な部分は英文を読んだ方がわかりやすい)するため、30日間無料トライアルで、実際の使用感を試してから導入を考えた方が無難かもしれません。

DocuSignのプランと価格

無料トライアル30日間の無料トライアルあり
料金・Personal(個人向け):$10/月 1ユーザーのみ 電子署名5回/月まで
・Standard(企業向け):$25/月 3ユーザーまで リマインダーやコメント機能あり
・Business Pro(企業向け):$40/月 3ユーザーまで 支払機能や添付資料可能
・高度なソリューション:要問い合わせ
https://www.docusign.jp/contact-sales
備考・4人以上のユーザー追加別途追加依頼
・文書への署名のみが必要な場合は、無料のドキュサイン プランが利用可能

参考:DocuSign公式サイト 料金プラン (https://www.docusign.jp/products-and-pricing

DocuSignは無料プランはありませんが、30日の無料トライアルがあります。また、アメリカ企業なのでドル決済のため、円相場によっては毎月の利用料が異なることも。

DocuSign 運営会社

運営会社ドキュサイン・ジャパン株式会社
設立2003年
住所〒105-6035 東京都港区虎ノ門4-3-1 城山トラストタワー35F
従業員数50名未満

GMO電子印鑑Agree

画像:GMO電子印鑑Agreeサイトより (https://www.gmo-agree.com/

GMO電子印鑑Agreeの主な機能や特徴

GMO電子印鑑Agreeは、電子署名と電子サインの両方に対応した電子契約システムです。名前を見てわかるとおり、GMOの関連会社であるGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が運営しています。

電子帳簿保存法に標準対応しており、国税関係書類に該当する契約書類も電子データのまま保存することが可能です。

オプション機能の「Agree API」を利用し、利用中の基幹システムやSalesforceなどのCRM(顧客管理)システムと連携することもできます。現在の社内システムと組み合わせて使いたい企業では、検討の余地ありです。

また、オプションでIPアドレス制限などセキュリティ強化仕様も設けています。

GMO電子印鑑Agreeのプランと価格

無料トライアルお試しフリープランあり
料金・お試しフリー:無料 1IDまで/署名数:月10文書まで 電子サイン利用料金無料
・契約印プラン(電子サインのみ):10,000円/月 ID・署名数:無制限/ 電子サイン利用料金1文書あたり100円
・実印&契約印プラン(電子署名&電子サイン):月額利用料 20,000円/月 ID・署名数:無制限/ 電子サイン利用料金1文書あたり100円 /電子署名利用料金 固定費用 8,000円/年 送信料1文書あたり300円
備考・Agree対面契約など拡張機能や、Salesforceなどのシステム連携のほか、IPアドレス制限などのセキュリティオプションもあり。

参考:GMO電子印鑑Agreeサイト (https://www.gmo-agree.com/price/

電子サインのみ、電子署名&電子サイン両方利用したい場合とプランを選ぶことができます。

無料で利用できるお試しプランがあるため、まずは使い勝手を確認してみてから導入を検討してみてはいかがでしょうか

GMO電子印鑑Agree運営会社

運営会社GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
設立平成5年12月
住所〒150-8512 東京都渋谷区桜丘町26-1 セルリアンタワー10階
従業員数社員932名(2019年12月31日現在)アルバイト35名(2019年12月31日現在)

BtoBプラットフォーム契約書

画像:BtoBプラットフォームサイトより (https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp

BtoBプラットフォーム契約書の主な機能や特徴

株式会社インフォマートが提供する、電子商取引のプラットフォームである「BtoBプラットフォーム」。そのサービスの一つとして「契約書」が提供されています。

「BtoBプラットフォーム」は、商取引行為によって発生する各種情報を電子データ化するためのシステムで、メインの契約書だけではなく見積や契約、受発注、請求など、契約の過程で出てくる書類や帳票類を全て電子化することが可能です。

タイムスタンプ・電子署名が付与されるだけでなく、契約情報はブロックチェーンに記録されるなど、信頼性の高い契約をおこなうことができます。

BtoBプラットフォーム契約書のプランと価格

無料トライアル無料プランあり
料金・フリープラン:0円/月(電子契約5件まで、電子保管3件まで)
・シルバープラン:10,000円~/月(電子契約無制限・電子保管3件まで)従量料金(電子契約時)50円/通
・ゴールドプラン:30,000円~/月(全ての機能が適用可能)従量料金(電子契約時)0円/~100通 50円/101通~
備考フリープランでもユーザー数無制限

参考:BtoBプラットフォーム契約書公式サイト(https://www.infomart.co.jp/contract/about.asp#sec-price

BtoBシステムを専門とする会社のため、企業間向け契約が頻繁に交わされることを想定してでしょうか。契約書送信の従量料金が50円/通と他社よりも安いことがポイントです。

無料のフリープランがありますので、まずはこちらから使い勝手を試してみてはいかがでしょうか。

BtoBプラットフォーム契約書 運営会社

運営会社株式会社インフォマート 
設立1998(平成10)年2月13日
住所〒105-0022 東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
従業員数567名(正社員495名/派遣72名 2020年6月末現在)

NINJA SIGN

画像:NINJA SIGNサイトより (https://ninja-sign.com/

NINJA SIGNの主な機能や特徴

資格試験のオンライン対策提供事業「資格スクエア」などを提供する株式会社サイトビジットの電子契約システム「NINJA SIGN(ニンジャサイン)」。

一番の特徴は、他社ではPDFもしくはWordしか使えないにも関わらず、Googleドキュメントに対応していることです。

ベンチャーやスタートアップなどでGoogleドキュメントをよく使う場合は、使い勝手の良さとして見逃せない点でしょう。

逆に、アカウント数制限が他社と比べて少なかったり、API連携ができないなどといった、ある程度の規模を持つ企業ですと使い勝手の悪い点もあります。

NINJA SIGNのプランと価格

無料トライアル無料プラン(アカウント・機能制限あり)あり
料金・Free:0円/月 1アカウント、契約書5通、テンプレート3個まで
・Light:4,980円/月 1アカウント、Freeプラン機能+契約書・テンプレート無制限登録OK
・Light+プラン:19,800円/月 6アカウント(追加アカウント1,000円)Lightプランに加え、Wordテンプレート追加機能・カスタマーサポート電話可能
・Pro:要問い合わせ
備考・Freeプランの場合はカスタマーサポートなし・問い合わせはサイトからhttps://ninja-sign.com/request_document

参考:NINJA SIGN料金プラン(https://ninja-sign.com/price )より

NINJA SIGNの料金プランの大きな特徴としては、基本的にアカウント数が1アカウントで、多くのユーザーを想定していないというところです。

また、他社と違う点としては、契約書送信ごとの従量課金制がないので、契約件数が多い会社におすすめのシステムとなっています。

また、新規にProプランを申し込みした方対象には、電子契約の締結を推進していただいた方への還元として「逆」従量課金を適用し、契約締結数×100円を基本料金からという面白い仕組みを導入しています。

NINJA SIGN運営会社

運営会社株式会社サイトビジット
設立2013年4月24日
住所〒101-0054 東京都千代田区神田錦町3-1 オームビル2階
従業員数64人

まとめ

電子契約システムを導入することで、従来の書面契約に比べて、契約までのスピードアップができるだけでなく、印紙税や郵送費、紙代などのコスト削減・契約書管理の効率化が可能になります。

これまで電子サインのみの場合は「法的に有効なのか」という懸念がありましたが、法改正によってそれも解消の見込みです。

しかし、自社の規模、契約書発行枚数や承認申請方法、すでに使っている既存システムなどとの連携を考えた場合、どのシステムでも良いというわけにはいきません。

・どのシステムが自社にマッチするか

・月額料金だけでなく、求める機能やセキュリティにおけるトータルコストの確認

この2点をしっかりと確認した上で、選ぶようにしましょう。

Digital Workstyle College 編集部
この記事を書いた人