請求書の電子化、法的根拠や注意点も解説

テレワークを推進したくとも、紙の原本が必要とされる業務のために出勤しなくてはならないという状況はまだまだ至る所にあります。

しかし法令の改正により、従来は紙の原本が必要だった書類の大部分について、電子化が認められるようになっているのをご存知でしょうか。

データで内容確認ができ、さらに紙の原本をファイリングしたり保存したりする必要がなくなれば、業務改善やコスト削減につながるだけでなく、テレワークへの移行もぐっとおこないやすくなります。

リスク管理の面からも、書類をできる限り電子化することについては、優先順位を高める必要があるのではないでしょうか。

本記事では、書類の中でも、特に紙でやり取りすることの多い請求書の電子化について解説いたします。

請求書の電子化について

紙の原本で送付、受領することが多い請求書。
請求書の電子化とは、具体的には以下の2つの内容のことを指します。

1.請求書の発行を電子化
請求書をシステム上で発行し、電子文書もしくは電子化文書(※)で請求先に送付すること
2.請求書の保存を電子化
送付・受領した請求書をデータで保存すること

※電子文書というのはコンピュータで作成した文書のことです。電子化文書は紙文書をスキャナなどで取り込み、イメージファイルにしたものも含みます。

1.請求書の発行を電子化

請求書を紙で出力して従郵送などで受け渡しするのではなく、ファイルデータを、電子メールやサーバーへのアクセス権共有などで請求先に受け渡しするのが、請求書の発行における電子化です。

ファイルデータは一般的に改ざんされにくいPDFデータなどで送付します。

2.請求書の保存を電子化

電子化した請求書を紙にプリントアウトするのではなく、データのままで保存するのが、請求書の保存における電子化です。

請求書の保存を電子化するには、所定の要件を満たし、保存を始める事前に税務署への届け出が必要になりますが、こちらについては後述します。

請求書の電子化によるメリット

請求書を電子化することには様々なメリットがあります。請求者側と受領側に分けて確認してみましょう。

1.請求者側のメリット

まず、請求書の電子化による請求側のメリットには、以下のようなものがあります。

必要な時にスピーディーに請求書発行が可能
・期日が迫った時や再発行にも即対応可能
郵送における業務とコストの削減
・請求書/挨拶文書の作成
・封入/チェックの人件費
・郵送/プリント費用
・請求書発送履歴の管理が自動化
請求書紛失や未達リスクの回避
請求業務のテレワーク移行が容易に

請求書を電子化すれば、必要な時にすぐに発行・送付できるだけでなく、請求書発行にまつわる業務を大幅に効率化することが可能です。郵送費用や人件費といったコスト削減だけでなく、事務リスクも軽減できるのが、請求側の大きなメリットといえるでしょう。

紙の請求書を作成・郵送という従来の流れですと、企業や組織によっては文書に押印する印鑑なども必要(請求書は原則印鑑は不要ですが、押印を求められることも往々にしてあります)なことから、オフィスに出社して文書作成をする必要があります。これでは手間もかかり、かつ郵便事故などのリスクもゼロとはいえません。

請求書を電子化することによってテレワークへの移行も容易になります。

2.受領側のメリット

請求書を電子化することによって、受領側にも以下のようなメリットがあります。

必要な時にスピーディーに請求書の受領が可能
・希望日に受領可能
過去の請求書の履歴確認が容易
経理業務のテレワーク移行が容易に

請求書を電子化すれば、画面上で必要な時に請求データの確認が可能です。

紙の請求書を郵送を待たずに希望日に受け取れることで、経理業務の効率化に大きく役立つでしょう。

経理業務のテレワーク移行にむけて大きく前進することができます。

電子化した請求書の保存について

電子化した請求書ファイルをメールやデータでやり取りすることによって、郵送の手間や時間を省くことができることはわかりました。それでは保存はどうでしょうか。

請求書は税務処理における証憑(しょうひょう)書類にあたり、7年間(平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては10年間)保存しなくてはなりません。

参考:国税庁WEBサイト タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

電子化した請求書の保存については以下の2パターンがあります。

1.プリントアウトして紙で保存
2.電子データのまま保存

順に確認していきましょう。

1.プリントアウトして紙で保存

電子化した請求書は、原則として紙で出力して保存します。

請求書をPDF化して先方に送付したとしても、受領側ではプリントして紙のデータを保存する必要があるのです。

しかし、請求書を電子メールなどで送付するだけでは、請求側の郵送にまつわる業務は削減できるかもしれませんが、受領側の文書保存管理の手間は削減されません。

2.電子データのまま保存

電子化した請求書をデータで保存できれば、請求側も受領側も過去の履歴の確認が簡単になり、かつ保存場所のコストも削減できます。請求業務における電子化の最終ゴールといえるでしょう。

電子化した請求書を電子データのまま保存したい場合は以下の2つの条件を満たす必要があります。

・法令が定める要件を満たす保存体制を確率
・税務署への3ヶ月前の申請

次の項からは、請求書を電子化して保存するにあたって、おさえておきたい法的根拠と請求書における電子データの保存の要件を見ていきましょう。

請求書の電子化における法的根拠

請求書などを送信することについては、PDFデータ化したものをメール添付などで送っても法的には何ら問題はありません。

しかし、受領してデータで保存するにあたっては、法令が定める要件を満たす必要があります。

請求書を電子化するにあたって、その法的根拠となる法律は以下の2つです。

1.電子帳簿保存法
・電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律

2.e-文書法
・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

正式名称が長いので、通称「電子帳簿保存法」「e-文書法」と呼ばれているこの2つの法律について、少しひも解いてみましょう。

1.電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、国税庁により1998年から施行された法律です。

帳簿類の紙での文書管理業務における負担を軽減するために、書類の電子データ保存を促すために制定されました。

電子データで文書を保存する場合は、保存を始める3ヶ月前の日までに税務署に申請書を提出する必要があります。

電子データをそのまま保存するのか、紙の書類をスキャンしたファイルを保存するのかによって、保存要件も承認申請書類も異なりますのでご注意ください。

参考 :国税庁 電子帳簿保存法関係
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm

参考:国税庁 申請書等様式
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/04.htm

参考記事:電子帳簿保存法とは
https://digitalworkstylecollege.jp/explanation/electronic-form-storage-method/

2.e-文書法

e-文書法は、2005年に制定された法律です。

今まで法令の規定によって紙で保存しなければならなかった書類についても、電子化できるものについては、管轄の省庁の取り決めで電子化することを認める内容となっています。

例えば医療カルテの電子化などはこの法律によるものです。

e-文書法の施行を受けて、電子帳簿保存法の内容が改正され、紙の文書をスキャンして電子ファイルとして保存してもよいという内容(電帳法スキャナ保存)が追加されました。

PDFファイルだけでなく、先方から紙で送付された請求書をスキャンして画像データで保存することも可能になったのです。現在は内容が改正され、スマートフォンで撮影した画像も保存要件として認められています。

請求書は国税関係書類のため「電子帳簿保存法」・「e-文書法」の2つの法律が定める要件を満たす必要があるということを把握しておいてください。

次の項では、請求書を電子保存するにあたっての具体的な要件を解説します。

請求書の電子保存の要件について

請求書などの証憑書類や税務にまつわる書類が紙での保存を求められてきたのは、データ化された文書は変更・追加・削除など、修正を容易に行うことができるからです。

データを改ざんされると、企業決算に影響を及ぼし不正会計の温床になってしまいます。

そのため、送付された請求書をデータで保存することについては、前述の法律にて、以下の要件を確保したうえで、税務署への届け出が必要としているのです。

電子帳簿保存法では、請求書を電子データとして保存する場合、書類のスキャナ保存をする場合それぞれについて「真実性の確保」と「可視性の確保」について要件を規定しています。「電子化」というと両方が混同されがちですが、きちんと分けて把握しておきましょう。

1.電子データ保存要件

PDFなどの請求書の電子データ保存における要件は以下の通りです。

真実性の確保

(1)訂正・加筆・削除履歴の確保
訂正や削除、また業務処理を通常期間後に行った場合に履歴とその内容が残るシステムを利用すること
(2)帳簿間での記録事項の相互関連性の確保
請求書の取引情報について、帳簿間で相互に関係性の確認を取れる状態にしておくこと
(3)システム関係書類の備付け
システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと

可視性の確保

(4)見読可能装置の備付け
保存した請求書データは、PC、プログラム、ディスプレイおよびプリンタによって、画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できること
(5)検索機能の確保
取引日付、取引金額などの項目から保存データを検索できる機能が備わっていること

2.スキャナデータ保存要件

次に、紙の文書をスキャンしたスキャナデータにおける要件を見てみましょう。

真実性の確保

(1)入力期間の制限
受領後7営業日を目安に入力をおこなうこと業務の処理に係る通常期間を経過した後に速やかに入力する場合は、最長2か月プラスおおむね7営業日以内に入力をおこなうこと
(2)一定水準以上の解像度及びカラー画像での読取り
解像度が200dpi以上で、24ビットカラー以上でのカラー画像での読み取りであること
(3)タイムスタンプの付与
受領者が署名の上、3営業日以内にタイムスタンプを付して読み取ること※タイムスタンプとは一般財団法人日本データ通信協会が認定した事業者が発行するもので、データの作成時点を証明することと、改ざんがなされていないことを証明する役割があります。※平成27年の税制改正をもって、スキャナ保存の際に必要とされていた電子署名は不要となり、代わりにタイムスタンプが導入されました。

(4)読み取り情報の保存
読み取った際の解像度やファイルサイズの情報を保存すること
(5)バージョン管理
訂正または削除を行った場合には、その事実と内容を確認できるシステムを使用すること
(6)入力者等情報の確認
スキャン処理を行う担当者とその監督者に関する情報を確認できるようにしておくこと
(7)適正事務処理要件
受領から入力までの事務処理において規程を定め、処理ごとに別の担当者を置き、おおむね5年のうちに全ての事業所において定期的に検査を行って、不備がある場合は原因究明及び改善を行う態勢を整えること

可視性の確保

(8)帳簿との相互関連性の確保
スキャナデータと帳簿の記録事項の間の関連性を確認できるようにしておくこと
(9)見読可能装置の備付け
法令の要件を満たすディスプレイ・プリンタを備えつけ、必要に応じて速やかに出力できるようにしておくこと
(10)システム関係書類の備付け
システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと
(11)検索機能の確保
取引日付、取引金額などの項目から保存データを検索できる機能が備わっていること

スキャナ要件については、より一層の電子化を進めるために、これまでに3度の要件緩和が行われています。上記の内容は、令和元年度の改正に基づいて記載しました。

参考
・財務省リーフレット: 電子帳簿等とスキャナ保存
https://www.mof.go.jp/tax_policy/summary/tins/n04_7.pdf
・国税庁:電子帳簿保存法上の電子データの保存要件
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/05.htm
・国税庁:電子帳簿保存法関係パンフレット 電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました(平成27年度)
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/02.pdf
・国税庁:電子帳簿保存法関係パンフレット 電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました(平成28年度)https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/03_2.pdf 
・国税庁:令和元年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要について
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/09.htm
・国税庁:電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類および電子取引関係】(改正箇所抜粋)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/a_faq.pdf
・国税庁:電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】(改正箇所抜粋)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/b_faq.pdf

請求書の電子化における注意点

請求書の作成を行い、PDF化して送付するだけであればすぐにでも可能ですが、保存まで電子化をお考えの場合は、以下の注意点を事前に確認してください。

1.社内規定の整備

請求書をスキャナ保存する場合は、電子帳簿保存法に基づく「適正事務処理要件」を満たす必要があります。

タイムスタンプの導入も含め、事務処理フローを変更し、社内規定を追加変更しなくてはなりません。

国税庁では、社内規定のサンプルを出しており、実際の業務においてどのように手続きを行うかを明確にする必要があるとしています。

スキャナ保存を導入する場合は、システム導入や社員教育をおこなうと共に、社内規定の整備から始めましょう。

参考:国税庁 適正事務処理規程サンプル
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/ans2/pdf/A63.pdf

2.システムの導入コスト・維持コストがかかる

請求書の電子化を行う場合、データ保存のことまでを考えると、タイムスタンプなどの機能も備えたシステムの導入コストが必要となります。

また、サブスクリプションタイプの請求書システムですと、ランニングコストがかかることも考慮に入れておきましょう。

3.税務署への承認申請を忘れずに

請求書を電子化して送信するだけであれば、PDF化したものをメール添付やファイル共有などで送付するのは何ら問題ありません。Excelで作成した請求書でもPDF変換して送るのは簡単です。

しかし、受領した書類をデータで保管したい場合は、税務署に事前に届出が必要です。

電子帳簿保存及びスキャナ保存の承認を受けようとする保存義務者は、原則として帳簿の備付開始日等の3月前までに承認申請書を提出が必要
※特例
・新設法人については、設立の日以後3月以内まで
・新たに業務を開始した個人事業主については、その業務を開始した日から2月を経過する日まで

電子データの保存、スキャナ保存それぞれで申請書の様式が異なります。以下のリンクからご確認ください。

参考:国税庁 申請書等様式
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/04.htm

なお、この承認申請には承認通知などの結果がありません。提出後に3ヶ月を目安として却下されなければ承認とみなす運用になっていますので、注意が必要です。

4.エラーはゼロにはできない

請求書を電子化することにより、送付ミスや紛失リスクなどを削減することはできますが、

ヒューマンエラーというのは必ずしもゼロにはできません。

適正事務処理規程を定める際に、事前によく事務リスクについても考慮しておきましょう。

5.障害対応について事前に対策を

どのようなシステムでも障害対応とは無縁ではいられません。

データ保存をしたサーバーの障害、自然災害による停電やソフトウェア・セキュリティ障害などについて、自社の他のシステムと共に、バックアップ体制を取ったり、いざ障害が起こった時の回復に向けてのフローを確認しておく必要があります。

請求書の電子化で進める働き方改革

冒頭にも述べたように、テレワークへの移行を速やかに推進しなくてはいけない昨今の情勢の中で、企業や組織は、できる限り従業員がオフィスに出勤をせずに働ける体制を整える必要があります。

請求書など紙の書類を電子化することにより、在宅でも作成・送付、内容確認できるようになれば、出勤を伴わずにおこなうことができる業務の幅が広がることになるでしょう。

最終的には請求書だけでなく受領書類についても電子化・スキャナ保存を行い、紙の書類をできるかぎりペーパレス化していくことで、場所や郵送費・人件費といったコスト節約だけでなく業務における利便性など大きなメリットが得られます。

請求書の電子化については、まずは送付からでも取り組んでみてはいかがでしょうか。

Digital Workstyle College 編集部
この記事を書いた人