人を雇う時はどんな手続きが必要?雇用の手続き方法を解説

人を雇う時には、事業所によって様々な手続きがありますが、必ずおこなわなければならないのが、労働条件の提示をしたうえでの雇用契約の締結と、強制適用事業所における労働保険・社会保険の加入です。

今回は、雇用時における必須の手続きについて改めて確認していきます。人を雇う時に必要な手続きを知っておくことは、事業主だけでなく、これから就職・転職をされる方にとっても有用です。ぜひご一読ください。

雇用時の手続き

雇用時には、労働条件をあらかじめ提示したうえで、労働者に納得してもらった上で雇用契約を結ぶ必要があります。

雇用形態によっては、法定福利厚生である労働保険・社会保険の加入手続きも必要です。

順番に見ていきましょう。

労働条件の明示

人を雇う時には、使用者である事業主から労働者に提示された労働条件に合意したうえで、雇用契約を結ぶ必要があります。

これは、正規雇用と言われる正社員に限らず、アルバイトやパートタイマーなど非正規雇用でも同様です。

「労働基準法」においては、労働条件の明示について、以下の2種類の方法が定められています。

・必ず文書で明示しなければならない条件
・口頭でも明示すれば可とする条件

必要な労働条件を書面にて明示しなかったり、通知した労働条件の内容が、労働基準法で定められたルールを満たしていなかったりする場合には、30万円以下の罰金が科されますのでご注意ください。

(1)必ず文書で明示しなければならないと決められている条件

以下の内容については、雇用契約締結時に、労働者に向けて必ず文書にて明示することが定められています。

①契約期間:期間を定めない無期雇用(正社員)なのか、期間の定めのある有期雇用(契約社員・アルバイト・パートタイム労働者など)なのか
②期間の定めがある場合の契約の更新について
③仕事をする場所やその内容
④仕事の時間や休み(始業・終業時刻、休憩時間、休日・休暇、残業など)
⑤賃金の支払い方法について
⑥退職時の決まり
–以下はパートタイマーに対しての特定事項–
⑦昇給の有無
⑧退職手当の有無
⑨賞与の有無
⑩短時間労働者の雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口について

労働条件の通知文書の形態は問われませんが、厚生労働省による「モデル労働条件通知書」がサイトにアップされています。ぜひ参考にしてみてください。

参考:厚生労働省 モデル労働条件通知書
https://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/keiyaku/kaisei/dl/youshiki_01a.pdf

参考:外国人向け(英語版)
https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/040325-4.pdf

なお、2019年4月からは、労働基準法の施行規則が改正され、労働者が希望した場合

労働条件の明示が FAX・メール・SNS等でも明示できるようになっています。

詳しくは以下をご確認ください。

参考:厚生労働省「労働基準法施⾏規則」 改正のお知らせ」リーフレット
https://www.mhlw.go.jp/content/000481172.pdf

(2)口頭でも可能とされている明示条件

労働条件のうち、以下の条件は口頭で伝達でも可能とされています。しかし、(1)と同様文書にて明示してから雇用契約を締結する方が、雇用後にトラブルを防ぐことに繋がりますので、出来る限り文書化することをおすすめします。

①昇給に関する条件
②退職手当の定めについて(対象や計算・支払方法など)
③賞与など臨時手当について
④労働者の負担すべき費用について
⑤安全・衛生に関する事項
⑥職業訓練に関する事項
⑦災害補償・業務外の疾病扶助について
⑧表彰・制裁に関する事項⑨休職に関する事項

雇用契約の締結

事業主と労働者の間で、労働条件に合意してから雇用契約を締結します。

(1)雇用契約書の作成について

法律上は、労働条件通知書が交付されていれば、雇用契約を締結するにあたって「雇用契約書」を取り交わさなくても問題ないとされています。

しかし、昨今のコンプライアンス意識の高まりからも、書面にて雇用契約への同意を確認できる「雇用契約書」を作成するのがおすすめです。

「雇用契約書」は(「労働契約書」と呼ばれる場合も)以下のいずれかの方法で取り交わすことができます。

・「労働条件通知書」と「雇用契約書」を一緒の文書にする
・「労働条件通知書」と別にして「雇用契約書」単独で文書を作成する

雇用契約書としての機能を有する場合は、「署名捺印」欄を設ける必要がありますので、注意してください。

部数や控えについて特に取り決めはありませんが、事業主と労働者で2通作成し、それぞれ1通ずつ保持するのが、契約における双方の合意を確認するためには望ましいでしょう。

(2)雇用契約と就業規則の内容が異なる場合

雇用契約で明示される労働条件については、会社の就業規則の内容と同じになるのが通常ですが、往々にしてその内容が異なることがあります。

就業規則には定めていない細則や、その労働者に対して別の条件を提示している場合などです。

労働法は労働者を保護するルールにのっとって作成されていることから、仮に就業規則と雇用契約の内容が異なる場合は、「労働者にとって有利なルールが優先される」ということを念頭において、雇用時の労働条件を作成する必要があります。

(就業規則違反の労働契約)

第十二条 就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分については、無効とする。この場合において、無効となった部分は、就業規則で定める基準による。

労働契約法第12条
https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=419AC0000000128#39

この時、雇用契約書のうち「就業規則よりも不利な部分」が無効となるのであって、雇用契約書のすべてが無効となるわけではありません。

逆に雇用契約書の方が就業規則より有利な場合はそちらが優先されます。

(3)10人以上を雇用する場合は就業規則の届け出が必要

常時10人以上の労働者を雇用している会社は、就業規則を労働基準監督署に届け出る必要があります。増員などで届出が必要になる場合は対応しましょう。

就業規則モデルについても厚生労働省のサイトにアップされています。以下のページをご確認ください。

参考: 厚生労働省モデル就業規則
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/model/index.html

従業員から取り付ける書類について

雇用契約書以外にも、入社する従業員には以下のような書類をとりつける必要があります。

従業員の雇用形態や、扶養者の有無によって必要書類は異なりますが、以下を参考に確認しましょう。

住民記載事項証明書居住地の確認のため。就職と共に転居する場合は転居先のものを取り付ける
前職の源泉徴収票転職時に前職にて給与収入がある場合
給与所得者の扶養控除等申請書年末調整用・扶養の有無を確認
マイナンバーカードもしくはマイナンバー通知カードコピーで可
口座振込依頼書給与振込口座の確認
通勤手当支給申請書交通費支給の場合
年金手帳厚生年金加入時
健康保険被扶養者(異動)届健康保険の被扶養者がいる場合
雇用保険被保険者証雇用保険に加入する場合

参考:給与所得者の扶養控除等申請書
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_01.htm

参考:健康保険被扶養者(異動)届
https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/kenpo-todoke/hihokensha/20141224.html

労働保険・社会保険の加入について

事業主のタイプや雇用する人数によって、労働保険(労災保険・雇用保険)・社会保険(健康保険・40歳以上の介護保険、厚生年金保険)の加入手続きの要不要が別れます。

(1)労働保険・社会保険の加入対象者

個人事業主法人
労働保険(労災保険・雇用保険)

労働者を1人でも雇っている事業場は加入義務があります(強制適用事業場※1一部非適用あり)
雇用保険については、一定の条件を満たさない短時間労働者は対象とならないことがあります。
労働者を雇用する事業は、その業種、規模等を問わず、すべて適用事業
社会保険(健康保険・40歳以上の介護保険、厚生年金保険)

常時5人以上の従業員が働いている事務所、工場、商店等の個人事業所
※2 非適用の事業所以外
法人事業所で常時従業員(事業主のみの場合を含む)を使用するもの

※1労働保険 の非適用事業:農林水産の事業のうち一部の事業
※2社会保険 非適用の事業種類:農業、牧畜業、水産養殖業、漁業、サービス業(ホテル、旅館、理容、娯楽、スポーツ、保養施設などのレジャー産業)、法務(弁護士、会計士、税理士、社会保険労務士等)、宗教(神社、寺院、教会等)

(2)労働保険・社会保険の加入対象外になる場合

事業主の要件以外で、アルバイトやパートなどで、配偶者など家族の被扶養者になる場合は加入対象外になります。

労働保険については、雇用する事業所によって適用されない場合は保険がありませんが、社会保険に含まれる、健康保険と年金については皆保険制度のため、もし社会保険に非適用の場合であっても、国民健康保険と国民年金に加入する義務があるので注意しましょう。

加入対象外対応
労働保険(労災保険・雇用保険)①非適用の事業所
②法人の代表取締役・役員
③個人事業主
④個人事業主と同居の親族
⑤65歳に達した日以後に新たに雇用される従業員
⑥昼間学校に通う大学生や高校生
⑦臨時内職的に雇用される従業員
⑧季節労働者
⑨外国での雇用契約締結後に日本国内で勤務する外国人
特になし
社会保険(健康保険・40歳以上の介護保険、厚生年金保険)①非適用の事業所
②配偶者などの被扶養者
③日雇い
④2カ月以内の短期の従業員
⑤所在地が一定しない事業所に使用される従業員
⑥季節労働者
⑦臨時事業の事業所で使用される従業員(6月以内)
⑧非常勤の役員
⑨個人事業主
国民健康保険・国民年金などへの加入手続きもしくは扶養者の勤務先に手続き

条件にあてはまる場合は強制適用となるため、加入手続きを怠った場合は、さかのぼって保険料を徴収・追徴金や助成金などの不受給要件になるなどの罰則があります。

労働者にとっても必要な保険が得られないということになりますので、必ず対応してください。

労務管理書類・備品を準備

雇用契約に必要な契約書や、行政に提出が必要な書面のほかに、事業主においては、法定三帳簿と呼ばれる以下の書類など、労務管理に必要な書類や、業務をはじめるにあたって必要なPCやデスクなどの備品を準備する必要があります。

◆法定三帳簿
・賃金台帳(常用労働者):労働者を雇い入れた場合に労働者ごとに作成
・賃金台帳(日々雇い入れられる者):正社員、パート、アルバイト等の区別なく、常時労働者を使用する場合に作成
・労働者名簿:日々雇い入れられる者を使用する場合に作成
様式については厚生労働省のサイトにてご確認ください。https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/

雇用時の手続きまとめ

事業や活動を拡大する場合に、人の雇用というのは避けて通ることはできません。雇用については、法律に基づいた労務や税務の手続をおこなうことは必須ですが、起業したばかりの事業所においては、必要な業務に振り分けるリソースを持ち合わせていない場合もあります。専門職である社会保険労務士などを活用し、業務体系を作り上げていきましょう。

Digital Workstyle College 編集部
この記事を書いた人