紙とハンコをなくせば取引先のリモートワーク推進の一助に-リーガルテック活用のススメ-

昨今、はんこ廃止や、リモートワーク推進へ取り組みを始めたばかりの企業にとって取引先にも理解を求める、ということが一つの大きな障壁になっているのではないでしょうか。請求書や契約書などは自社のみでは完結できません。

国内では「#取引先にもリモートワークを」というアクションが立ち上がっています。

今回の記事ではその取り組みや、自社だけでなく取引先のリモートワーク推進をサポートするための具体的な手法についてご紹介いたします。

「#取引先にもリモートワークを」というアクションがはじまっている

画像:#取引先にもリモートワークを―特設サイトより
https://www.for-partners-remote.work/

2020年5月1日、「#取引先にもリモートワークを」というアクションを提唱する企業アライアンスが立ち上がりました。

これは、クラウド会計システムを手掛けるfreee株式会社が中心となって発足したもの。 これまでに23の企業・団体が賛同しており、ADK、SBIホールディングス、ドワンゴ、GMOインターネット、みずほ銀行、三菱UFJ銀行、メルカリ、楽天などがアライアンス参加を表明しています。

リモートワークの導入率は、いまだ3割。多くの企業にとって導入の障壁になっているのは、社内のITインフラの制約だけではありません。取引先との書面のやりとりや押印の業務、営業活動といった、自社で完結しない業務にあるのが実態です。「#取引先にもリモートワークを」アクションは、世の中全体でリモートワークの障壁を取り除いていく活動です。たとえば、捺印の省略、ビデオ会議の活用など。それぞれの企業が、取引先もリモートワークがしやすくなる企業活動を宣言し行動していくことで、「働く人の命を守りながら、事業を継続できる」社会をつくっていきます。”という主旨の下、参加企業を引き続き募っています。

#取引先にもリモートワークを―特設サイト
https://www.for-partners-remote.work/

参考:新型コロナで進むリモートワーク、取引先まで配慮しているか|日経ビジネス
https://business.nikkei.com/atcl/forum/19/00029/051100014/?P=1

具体的なソリューションとして「リーガルテック」に注目

「リーガルテック」とは、「リーガル(法務)」と「テクノロジー」を合わせた造語で、最近、日本国内では特に電子契約システムが続々と登場しています。

もともとリーガルテックは訴訟大国とも言われるアメリカで発展してきたテクノロジーです。

日本のビジネスパーソンの間では最近特に、「取引先との契約書への押印のためにリモートワーク中、出社を余儀なくされた」というシーンが多く発生しています。

政府はかねてより「働き方改革」を呼び掛けており、その上、コロナ禍の中で「新しい生活様式、リモートワーク」も提唱しています。

そういった状況の中で日本国内でも電子契約システムを中心とした「リーガルテック」市場が盛り上がってきているのです。

参考:ーガルテックとは~日本で注目される背景と、市場規模~|Digital Workstyle College
https://digitalworkstylecollege.jp/explanation/legaltech/

はんこ出社をなくす電子契約システムとは?

電子契約システムとは、その名の通り「電子契約書」の作成ができるシステムのことです。

今までは紙で作成していた契約書をペーパーレス化し、インターネット経由で電子契約書やタイムスタンプを付与し、契約を締結できます。

はんこは廃止、印紙、郵送にかかる切手も廃止できます。電子文書での契約には、印紙税がかかりません。

契約書そのものの押印の手間カット、ペーパーレス化だけではなく、今までかかっていた印紙代やその管理、保管の手間も丸ごとカットすることができ、業務効率化やコスト削減を期待できます。

参考:電子契約システム|ITトレンド
https://it-trend.jp/electronic_contract_system

電子契約システム4選

ここからは、Digital Workstyle College編集部が選んだ、おすすめの電子契約システム4選をご紹介していきます。

(1)クラウドサイン

画像:クラウドサイン サイトより
https://www.cloudsign.jp/

国内シェア80%以上、60,000社以上で導入されている電子契約システムです。

弁護士が監修を手掛けており、日本の法律に関する知見を活かした開発・サポートを随時行っているという特長もあります。

取引先の登録・電子署名の登記不要で手軽に利用を始めることができ、電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能になります。

まずは1か月間の無料トライアルもあり、最もベーシックなプランだと月額1万円から利用することができます。

また、社内向けワークフローシステム「ジョブカンワークフロー」と連携も可能で、社内稟議から社外契約締結まで一気にペーパーレス化する、という活用法もあります。

(2)Adobe Sign

画像:Adobe Signサイトより
https://acrobat.adobe.com/jp/ja/sign.html

PDFリーダーなど、ドキュメントソリューションでよく知られるAdobe社が提供する電子契約システムです。

Microsoft社も推奨しており、世界36か国の言語に対応。世界中の企業で利用されているサービスです。

営業・CRM管理ツールの「Salesforce」や「Office365」と連携させることもでき、Microsoft OutlookやWord・PowerPoint の中でも「Adobe Sign」を使用可能。

なお、導入から運用開始後のサポートは日本国内で受けることができます。

(3)paperlogic電子契約

画像:paperlogic電子契約
https://paperlogic.co.jp/keiyaku/

こちらのサービスでは、電子証明書を伴わない「簡易署名」の契約はすべて無料で運用することができます。

「電子証明書あり(別途発行費用3,500円、1年間有効)」を選択することもできます。

電子証明書ありは実印相当、なしは認印相当と考え、どんな契約書の種類が多いかによって効率化とコスト削減を自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズすることが可能です。

参考:電子契約システム|ITトレンド
https://it-trend.jp/electronic_contract_system

(4)NINJA SIGN

画像:NINJA SIGN サイトより
https://ninja-sign.com/

「NINJA SIGN」は、新型コロナウイルス感染拡大防止のため、リモートワークを推進する企業への応援として「NINJA SIGN(Lightプラン)」を期間限定で無料で提供中です。

「NINJA SIGN(Lightプラン)」とは、通常、月額4,980円(※1アカウント)のプラン。こちらが、2020年7月31日までの申し込みに限り、2020年9月30日まで無料で利用できます。

このLightプランでは、契約書送信件数ごとの費用は0円、契約書送信数無制限、テンプレート登録費用0円、テンプレート登録数無制限と、契約書を取り交わす数が多い会社でも十分に活用できそうなプランとなっています。

また、月額0円、完全無償で利用できる「Freeプラン」もあります。こちらは契約書送信数月5通まで、テンプレート登録数3個までと制限がありますが、契約書の数が少ない企業や、まずは無料で試しに使ってみたい、という企業におすすめです。

まとめ

昨今、リモートワーク推進の流れの中で、都内のベンチャー企業を中心に「原則オフィス出社の完全廃止」「オフィスの面積縮小」という流れまで進んでいます。

はんこのためだけに出社を余儀なくされるような場面を撤廃し、リモートワークを推進するためには、社内の運用体制だけではなく、取引先にも理解を求めていくことが必要になってくるでしょう。

「まずはできるところから小さく始める」という運用方法を、ぜひあなたの会社でも参考にしてみてください。

Digital Workstyle College 編集部
この記事を書いた人