雇用関係の契約書作成を電子化!1件あたり15分の時間短縮を実現

株式会社アウトバウンドマーケティングは、不動産マーケティング、テレマーケティングの営業支援を行う会社です。

テレマーケティングの会社というとアナログな印象がありますが、創業からペーパレス化を進めていた同社。ただ、一部の業務で「紙」の業務が発生していました。その業務を電子契約システムNINJA SIGNを使って無くしたとのこと。

株式会社アウトバウンドマーケティング代表取締役の井上昭太郎さんに、導入の経緯や効果についてお伺いしました。

――御社の業務内容を教えてください。

BtoB領域における法人企業様の「営業プロデュース」を行っています。具体的な業務内容としては、不動産マーケティングとテレマーケティングを中心に、テレアポ代行や法人企業様へのお問い合わせのフォローなどを手掛けています。

――て電子契約システムNINJA SIGNの導入前は、どの程度ペーパーレス化が進んでいたのでしょうか?

もともと弊社では、紙の手続きが残っていたのは、社内向けの書類の一部だけでした。
よくお客様から「資料を郵送してよ」「請求書や契約書も紙にして」とお願いされることがありますけど、紙の書類はそれに伴うアナログな作業が絶対発生するので、そういったご依頼は全てメールで送付する形を採用しています。
あとはテレアポというと、長い営業先リストがあって、それを見ながら電話をかけるといったイメージが強いかもしれませんが、今はスプレッドシートやExcelのファイルを見ながら、スマートフォンから営業電話をかけられるので、コロナの前からテレワークも進んでいました。
以前、ちょっと興味があって電子契約システムをどのくらい導入しているか、調べてみたことがあったんです。すると電子契約を導入している企業は43.3%、検討中を含めれば58.7%という調査結果が出たそうです。正直、あまり進んでいないじゃないか…という印象を受けました。

参考:JIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)、IT-Report 2020 Spring
https://www.jipdec.or.jp/library/itreport/2020itreport_spring.html

――そもそも、NINJA SIGNを業務に導入されたのは、どんなきっかけがあったのでしょうか。

普段から親しくしている方に「これいいよ」と勧められたのがきっかけでした。そもそも弊社では既にある程度ペーパーレス化が進んでいたので、正直そんなに変わらないだろうと思っていたんです。
内定通知書や業務委託契約書、機密保持契約書(NDA)といった雇用絡みの書類の場合、きれいなクリアファイルに契約書を入れて送付状も作成して印鑑押して製本して…みたいな、一連のフローには時間も人手もかかってたんですよね。

そこにNINJA SIGNを導入したところ、使い勝手がよくて、その点はすごく助かっています。

――使ってみて、作業にかかる時間や負荷に変化はありましたか?

弊社の人数規模だと代表の私が雇用に関係する手続きをやってます。
事務手続きはどうしても後回しになりがちで夜などにやっていました。
NINJA SIGNを使うようになって、1件あたり15分くらい、時間を短縮できました。採用が多い時期などは3時間分くらい減りましたね。
テンプレート機能も充実していて、個人ごとで変わる部分のみ変更するだけで良いですし、「紙」じゃないので紛失のリスクがないのもありがたいです。

――今後働き方を効率化する上で、必要と感じることを教えてください。

今は社内連絡ツールをChatworkに統一しましたが、以前社内のメンバーに共有する際、FacebookMessengerやChatwork、メールなど情報伝達する手段で結構バラバラだったので、そういうのを統一できるツールがあればと感じたことがありました。
あとこれは効率化と関係ないのですが、新型コロナウイルスの影響で、リモートワークやテレワークが急速に進んだ一方で、オフィスにいることで得られる、生きた情報のありがたさを改めて感じています。

――お忙しいところ、ご協力いただきありがとうございました!

Digital Workstyle College 編集部
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